Wenn ein Angehöriger stirbt, ist der Gang zum Bestatter einer der ersten Schritte – und viele fragen sich, was sie dafür überhaupt mitbringen müssen. Der Bestatter braucht vor allem drei Dinge: den ärztlichen Totenschein, den Personalausweis des Verstorbenen und die passenden Personenstandsurkunden – also Geburtsurkunde, bei Verheirateten die Heiratsurkunde, bei Geschiedenen zusätzlich das Scheidungsurteil und bei Verwitweten die Sterbeurkunde des Ehepartners. Mit diesen Unterlagen beantragt er beim Standesamt die Sterbeurkunde, die anschließend für fast alles Weitere gebraucht wird.
Dieser Ratgeber zeigt Ihnen in Ruhe, welche Dokumente Sie zusammensuchen sollten – geordnet nach dem Familienstand des Verstorbenen –, warum der Bestatter ausgerechnet Heirats- und Scheidungsurkunde braucht, welche Papiere zusätzlich helfen und was Sie tun können, wenn eine Urkunde nicht auffindbar ist.
Welche Unterlagen braucht der Bestatter? Die Checkliste
Unabhängig vom Familienstand benötigt der Bestatter immer den Totenschein, ein Ausweisdokument des Verstorbenen und mindestens eine Personenstandsurkunde. Diese Basis braucht jedes Bestattungsinstitut, um tätig werden zu können. Alles Weitere hängt vom Lebensweg des Verstorbenen ab.
Die immer benötigten Unterlagen sind:
- Totenschein (Todesbescheinigung) – wird vom Arzt bei der Leichenschau ausgestellt. Wer den Totenschein ausstellt und warum er zuerst kommt, erklärt unser Ratgeber dazu, wer den Totenschein ausstellt.
- Personalausweis oder Reisepass des Verstorbenen.
- Geburtsurkunde des Verstorbenen – häufig im Familienstammbuch enthalten.
- je nach Familienstand eine Heiratsurkunde, ein Scheidungsurteil oder die Sterbeurkunde des Ehepartners (Details im nächsten Abschnitt).
Praktisch ist, wenn Sie das Familienstammbuch (auch Stammbuch oder Familienbuch genannt) griffbereit haben: Darin sind Geburts- und Heiratsurkunden oft gebündelt, was dem Bestatter die Arbeit erleichtert.
Welche Dokumente braucht der Bestatter je nach Familienstand?
Welche Urkunden der Bestatter zusätzlich braucht, richtet sich strikt nach dem Familienstand des Verstorbenen – ledig, verheiratet, geschieden oder verwitwet. Der Grund: Das Standesamt muss den Personenstand lückenlos belegen können, bevor es die Sterbeurkunde ausstellt. Die folgende Übersicht zeigt, was Sie jeweils bereitlegen sollten.
| Familienstand | Benötigte Personenstandsurkunden |
|---|---|
| Ledig | Geburtsurkunde (oft im Familienstammbuch der Eltern) |
| Verheiratet | Geburtsurkunde und Heiratsurkunde bzw. beglaubigte Abschrift aus dem Eheregister |
| Geschieden | Geburtsurkunde, Heiratsurkunde und rechtskräftiges Scheidungsurteil (mit Rechtskraftvermerk) |
| Verwitwet | Geburtsurkunde, Heiratsurkunde und Sterbeurkunde des vorverstorbenen Ehepartners |
Zusätzlich zu diesen Urkunden gehört in jedem Fall der Personalausweis dazu. War der Verstorbene mehrfach verheiratet, kann das Standesamt die Urkunden aller früheren Ehen verlangen – im Zweifel fragen Sie den Bestatter, welche Nachweise für den konkreten Fall nötig sind.
Warum braucht der Bestatter die Heirats- und Scheidungsurkunde?
Der Bestatter braucht Heirats- und Scheidungsurkunde nicht aus Neugier, sondern weil das Standesamt den letzten Familienstand für die Sterbeurkunde eindeutig beurkunden muss. In die Sterbeurkunde gehört, ob jemand ledig, verheiratet, geschieden oder verwitwet war – und dieser Status muss belegt sein, nicht nur behauptet.
- Die Heiratsurkunde beweist, dass eine Ehe geschlossen wurde, und nennt den Ehepartner.
- Das Scheidungsurteil mit Rechtskraftvermerk beweist, dass diese Ehe rechtskräftig geschieden wurde. Ohne den Rechtskraftvermerk gilt der Nachweis nicht.
- Die Sterbeurkunde des vorverstorbenen Partners belegt, dass aus der Ehe eine Witwenschaft wurde.
Der Familienstand hat auch praktische Folgen über die Urkunde hinaus: Er ist zum Beispiel wichtig für Renten- und Versicherungsansprüche und dafür, wer die Bestattungskosten tragen muss – ein rechtskräftig geschiedener Ex-Partner haftet dafür in der Regel nicht mehr. Auch deshalb legt das Standesamt Wert auf den korrekten Nachweis.
Diese Unterlagen sind zusätzlich hilfreich
Über die Pflichtdokumente hinaus erleichtern Vorsorgeunterlagen, Versicherungspolicen und Grabnachweise dem Bestatter die Arbeit – nötig sind sie für die Sterbeurkunde aber nicht. Bringen Sie mit, was Sie finden; fehlt etwas davon, ist das kein Beinbruch.
- Bestattungsvorsorgevertrag oder Bestattungsverfügung: Hat der Verstorbene seine Wünsche schriftlich festgehalten, haben diese Vorrang. Wie man so etwas zu Lebzeiten regelt, zeigt unser Ratgeber, was nach dem eigenen Tod passiert.
- Versicherungspolicen: Sterbegeld-, Lebens- oder Unfallversicherung – wichtig für spätere Leistungsansprüche.
- Rentenversicherungsnummer und Rentenbescheid: für die Abmeldung bei der Deutschen Rentenversicherung.
- Krankenversichertenkarte des Verstorbenen.
- Grabdokumente: bei einem bestehenden Familiengrab der Nachweis über das Nutzungsrecht.
Diese Papiere braucht der Bestatter nicht, um die Bestattung überhaupt zu beginnen – sie helfen aber bei den Abmeldungen und dabei, mögliche Ansprüche der Hinterbliebenen nicht zu übersehen.
Welche Formalitäten übernimmt der Bestatter mit den Unterlagen?
Mit den Unterlagen erledigt der Bestatter vor allem die Beantragung der Sterbeurkunde und die Termine mit Friedhof und Krematorium – private Verträge kündigen müssen die Angehörigen dagegen meist selbst. Was genau im Leistungsumfang steckt, unterscheidet sich von Institut zu Institut; klären Sie es im Beratungsgespräch.
Der Bestatter übernimmt in der Regel:
- die Beantragung der Sterbeurkunde beim Standesamt des Sterbeorts,
- die Beschaffung mehrerer beglaubigter Ausfertigungen, die Sie später für Bank, Versicherungen und Ämter brauchen,
- die Anmeldung der Bestattung bei Friedhof und – bei einer Feuerbestattung – beim Krematorium,
- häufig die Meldung an Krankenkasse und Rentenversicherung sowie eine Beratung zu Rentenansprüchen.
Nicht Sache des Bestatters sind dagegen üblicherweise die Kündigung von Miete, Strom, Telefon, Abos und Bankkonto sowie alle Erb- und Nachlassangelegenheiten. Einen vollständigen Überblick über die Rollenverteilung gibt unser Ratgeber dazu, was ein Bestatter macht. Wann Sie die fertigen Urkunden erhalten, lesen Sie unter wann man die Sterbeurkunde vom Bestatter bekommt.
Was tun, wenn Dokumente fehlen oder nicht auffindbar sind?
Fehlt eine Urkunde, lässt sie sich beim zuständigen Standesamt neu beschaffen – und der Bestatter unterstützt Sie dabei. Gerade in der ersten Zeit nach einem Todesfall ist nicht jedes Papier sofort zur Hand; das ist Alltag und kein Grund zur Sorge.
- Eine fehlende Geburtsurkunde stellt das Standesamt des Geburtsorts neu aus, eine fehlende Heiratsurkunde das Standesamt des Ortes der Eheschließung.
- Ein Scheidungsurteil können Sie beim zuständigen Amtsgericht anfordern.
- In der Regel genügt eine beglaubigte Abschrift – das Originaldokument ist meist nicht zwingend erforderlich.
Viele Bestatter übernehmen diese Beschaffung als Teil ihres Service oder helfen zumindest dabei. Sagen Sie im Beratungsgespräch offen, welche Papiere Ihnen fehlen – gemeinsam lässt sich der schnellste Weg finden.
Original oder Kopie – und welches Standesamt ist zuständig?
Für die Sterbeurkunde ist das Standesamt am Sterbeort zuständig, nicht am Wohnort des Verstorbenen – und in den meisten Fällen reicht eine beglaubigte Abschrift statt des Originals. Zwei Punkte sorgen hier immer wieder für Verwirrung, deshalb kurz und klar:
- Totenschein ist nicht gleich Sterbeurkunde. Den Totenschein stellt der Arzt aus, die Sterbeurkunde erst das Standesamt – auf Grundlage von Totenschein und Personenstandsurkunden. Der Bestatter beantragt die Sterbeurkunde für Sie.
- Zuständig ist der Sterbeort. Ist jemand fern des Wohnorts gestorben, etwa im Krankenhaus einer anderen Stadt, läuft die Beurkundung über das dortige Standesamt.
Wichtig ist außerdem die Frist: Der Tod muss dem Standesamt zügig angezeigt werden – je nach Bundesland spätestens am dritten Werktag nach dem Todestag. Um diese Anzeige kümmert sich in der Praxis der Bestatter, sobald ihm die Unterlagen vorliegen. Einen ruhigen Überblick über alle ersten Schritte gibt unser Leitfaden dazu, was im Todesfall zu tun ist.
Häufige Fragen zu den Unterlagen für den Bestatter
Welche Unterlagen braucht der Bestatter? Immer den Totenschein (vom Arzt), den Personalausweis oder Reisepass des Verstorbenen und die Geburtsurkunde. Je nach Familienstand kommen die Heiratsurkunde, ein rechtskräftiges Scheidungsurteil oder die Sterbeurkunde des vorverstorbenen Ehepartners hinzu. Hilfreich sind außerdem Versicherungspolicen, ein Vorsorgevertrag und Grabdokumente.
Welche Unterlagen braucht der Bestatter, wenn der Verstorbene geschieden war? Neben Totenschein und Personalausweis benötigt der Bestatter die Geburtsurkunde, die Heiratsurkunde der geschiedenen Ehe und das rechtskräftige Scheidungsurteil mit Rechtskraftvermerk. Erst damit kann das Standesamt den Familienstand „geschieden” in der Sterbeurkunde eindeutig beurkunden.
Warum braucht der Bestatter die Heirats- oder Scheidungsurkunde? Weil das Standesamt für die Sterbeurkunde den letzten Familienstand des Verstorbenen belegen muss. Die Heiratsurkunde beweist die Ehe, das Scheidungsurteil deren rechtskräftige Auflösung. Ohne diese Nachweise kann der Personenstand nicht korrekt beurkundet werden.
Was ist der Unterschied zwischen Totenschein und Sterbeurkunde? Den Totenschein (Todesbescheinigung) stellt ein Arzt nach der Leichenschau aus – er ist das erste Dokument im Todesfall. Die Sterbeurkunde stellt anschließend das Standesamt aus, gestützt auf Totenschein und Personenstandsurkunden. Der Bestatter beantragt die Sterbeurkunde für die Angehörigen.
Was passiert, wenn die Geburts- oder Heiratsurkunde nicht auffindbar ist? Dann lässt sich die Urkunde beim zuständigen Standesamt neu ausstellen – die Geburtsurkunde am Geburtsort, die Heiratsurkunde am Ort der Eheschließung. Der Bestatter hilft bei der Beschaffung. Meist genügt eine beglaubigte Abschrift; das Original ist nicht zwingend nötig.
Braucht der Bestatter die Originaldokumente oder reichen Kopien? In den meisten Fällen genügt eine beglaubigte Abschrift der jeweiligen Urkunde. Das Originaldokument wird selten zwingend verlangt. Im Zweifel fragen Sie beim Bestatter oder Standesamt nach, welche Form für Ihren Fall benötigt wird.
Bei welchem Standesamt wird der Todesfall angezeigt? Zuständig ist immer das Standesamt am Sterbeort, nicht am Wohnort des Verstorbenen. Ist jemand in einer anderen Stadt gestorben, läuft die Beurkundung über das dortige Standesamt. Die Anzeige muss je nach Bundesland spätestens am dritten Werktag nach dem Tod erfolgen – darum kümmert sich meist der Bestatter.
Dieser Text bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder individuelle Beratung. Welche Unterlagen im Einzelfall verlangt werden und welche Fristen gelten, kann je nach Bundesland, Kommune und Standesamt abweichen – im Zweifel hilft ein persönliches Gespräch mit dem Bestatter oder dem zuständigen Standesamt.