Welche Behörden muss man bei einem Todesfall informieren?

Wenn ein Mensch stirbt, steht neben der Trauer schnell eine sehr praktische Frage im Raum: Wer muss jetzt eigentlich alles Bescheid wissen – und welche Ämter melden sich von selbst? Zwischen Standesamt, Rentenversicherung, Krankenkasse und Finanzamt verliert man leicht den Überblick, gerade in den ersten Tagen, in denen ohnehin vieles gleichzeitig zu regeln ist.

Die gute Nachricht vorweg: Einen Teil der Behördengänge nimmt Ihnen das Standesamt ab, es informiert bestimmte Stellen automatisch. Einen anderen, größeren Teil müssen die Angehörigen jedoch selbst erledigen – und einige davon sind an Fristen gebunden. Dieser Ratgeber zeigt geordnet, welche Behörden im Todesfall zu informieren sind, welche sich automatisch abstimmen, wen Sie selbst benachrichtigen müssen und in welcher Reihenfolge Sie am besten vorgehen.

Die Antwort in Kürze

Im Todesfall müssen längst nicht alle Behörden von den Angehörigen informiert werden. Das Standesamt beurkundet den Tod und meldet ihn von Amts wegen an einige Stellen weiter – vor allem an die Meldebehörde und das Finanzamt. Krankenkasse, Rentenversicherung, Kfz-Zulassungsstelle und weitere Ämter müssen Sie dagegen selbst benachrichtigen.

• Erste Station ist das Standesamt am Sterbeort. Es stellt die Sterbeurkunde aus – das zentrale Dokument, das Sie danach für fast alle weiteren Meldungen brauchen. Die Sterbefallanzeige muss spätestens am dritten Werktag nach dem Tod erfolgen.
• Automatisch durch das Standesamt informiert werden: die Meldebehörde (Abmeldung des Verstorbenen), in der Regel das Finanzamt sowie – über das Zentrale Testamentsregister – gegebenenfalls das Nachlassgericht.
• Selbst informieren müssen Sie unter anderem: Krankenkasse, Deutsche Rentenversicherung, Kfz-Zulassungsstelle, Familienkasse/Versorgungsamt, den Arbeitgeber, bei Waffenbesitz die Waffenbehörde – und für die Erbschaftsteuer eigenständig das Finanzamt.
• Der Bestatter übernimmt in Vollmacht viele dieser Wege, etwa die Beurkundung beim Standesamt und Meldungen an Kranken- und Rentenkasse – aber nicht alle.
• Nicht nur Behörden: Auch Bank, Versicherungen und Vermieter müssen benachrichtigt werden; sie erfahren vom Tod ebenfalls nicht von allein.

Behörden im Todesfall: automatisch informiert oder selbst melden?

Der entscheidende Unterschied im Behörden-Dschungel ist die Frage, welche Stelle sich von selbst meldet und welche auf Ihre Nachricht wartet. Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Ämter genau danach – sie ist der rote Faden für alles Weitere:

Behörde / Stelle	Wer informiert?	Wozu / Frist
Standesamt (Sterbeort)	Angehörige / Bestatter	Beurkundung, Sterbeurkunde – bis 3. Werktag
Meldebehörde / Einwohnermeldeamt	automatisch durch Standesamt	Abmeldung des Verstorbenen
Finanzamt (Info über Todesfall)	in der Regel automatisch durch Standesamt	zur Prüfung der Erbschaftsteuer
Nachlassgericht	teils automatisch (über Testamentsregister; in Bayern direkt)	Testamentseröffnung, Erbschein
Deutsche Rentenversicherung	Angehörige / Bestatter (Abgleich läuft, reicht aber nicht)	Rente stoppen, Hinterbliebenenrente
Krankenkasse	Angehörige / Bestatter	Versicherung beenden – ca. 4 Wochen
Kfz-Zulassungsstelle	Angehörige	Fahrzeug ab-/ummelden
Finanzamt (Erbschaftsteuer)	Erben selbst	Anzeige binnen 3 Monaten
Familienkasse, Versorgungsamt, BAföG-Amt	Angehörige	Leistungen beenden
Arbeitgeber	Angehörige	Lohn, Betriebsrente
Waffenbehörde (bei Waffenbesitz)	Erben	binnen 1 Monat nach Erbschaftsannahme

Die einzelnen Zeilen erklären die folgenden Abschnitte. Wer lieber einen kompletten, chronologischen Fahrplan für die erste Zeit sucht, findet ihn im Überblicksratgeber Was ist im Todesfall zu tun?.

Welcher Behörde meldet der Arzt den Todesfall?

Die erste „Meldung” im Todesfall macht der Arzt – aber nicht an ein Amt im klassischen Sinn. Er führt die Leichenschau durch und stellt den Totenschein (die Todesbescheinigung) aus. Dieses Dokument geht an die Angehörigen beziehungsweise den Bestatter und ist die Grundlage dafür, dass das Standesamt den Tod anschließend beurkunden kann. Der Arzt selbst benachrichtigt also weder Rentenversicherung noch Krankenkasse; seine Aufgabe ist die ärztliche Feststellung des Todes.

Zwei Sonderfälle sind wichtig:

• Nicht-natürlicher oder ungeklärter Tod. Kann der Arzt keinen natürlichen Tod bescheinigen – etwa bei Unfall, Suizid oder unklarer Ursache –, muss er die Polizei verständigen. Dann wird der Leichnam zunächst nicht freigegeben; über das weitere Vorgehen entscheidet die Staatsanwaltschaft. Warum in solchen Fällen ermittelt wird, erklärt der Ratgeber Warum kommt die Kripo bei einem Todesfall im Krankenhaus?.
• Gesundheitsamt. Ein vertraulicher Teil der Todesbescheinigung dient der Statistik und geht an das Gesundheitsamt. Bestand der Verdacht auf eine gefährliche übertragbare Krankheit, ist zusätzlich eine Meldung dorthin vorgeschrieben.

Wer den Totenschein ausstellen darf und was danach passiert, vertieft Wer stellt den Totenschein aus?.

Das Standesamt: die zentrale Behörde im Todesfall

Das Standesamt ist die Schaltstelle jeder Behördenmeldung nach einem Sterbefall. Es beurkundet den Tod und stellt die Sterbeurkunde aus – ohne dieses Dokument geht bei fast keiner anderen Behörde etwas weiter. Zuständig ist immer das Standesamt am Sterbeort, nicht am Wohnort des Verstorbenen. Ein häufiger Irrtum ist, den Todesfall beim heimatlichen Standesamt anzeigen zu wollen – gemeldet wird dort, wo der Mensch gestorben ist.

Für die Beurkundung gilt:

• Frist: Der Sterbefall muss dem Standesamt zügig angezeigt werden, in der Regel bis zum dritten Werktag nach dem Tod (der Samstag zählt dabei als Werktag, Sonn- und Feiertage nicht).
• Unterlagen: Todesbescheinigung (Totenschein), Personalausweis des Verstorbenen sowie – je nach Familienstand – Geburtsurkunde, Heiratsurkunde oder Scheidungsurteil beziehungsweise die Sterbeurkunde eines bereits verstorbenen Ehepartners.
• Ergebnis: die Sterbeurkunde. Bestellen Sie gleich mehrere beglaubigte Ausfertigungen – erfahrungsgemäß sind fünf bis zehn sinnvoll, weil Krankenkasse, Rentenversicherung, Bank, Finanzamt und Versicherungen jeweils ein eigenes Exemplar verlangen. Für die gesetzliche Renten- und Krankenversicherung werden Ausfertigungen üblicherweise gebührenfrei ausgestellt.

In der Praxis übernimmt meist der Bestatter die Anzeige beim Standesamt und die Beschaffung der Urkunden. Wann und wie Sie die Sterbeurkunde erhalten, erklärt Wann bekommt man die Sterbeurkunde vom Bestatter?.

Wen informiert das Standesamt im Todesfall automatisch?

Nach der Beurkundung wird das Standesamt von Amts wegen aktiv und meldet den Tod an mehrere Stellen weiter – Sie müssen diese also nicht selbst benachrichtigen. Das erspart einige Wege, führt aber auch zu Missverständnissen: „automatisch informiert” heißt nämlich nicht immer, dass damit auch alles erledigt ist. Im Einzelnen läuft Folgendes ohne Ihr Zutun:

• Meldebehörde / Einwohnermeldeamt. Das Standesamt leitet den Sterbefall an das Einwohnermeldeamt am letzten Wohnort weiter; der Verstorbene wird dort von Amts wegen abgemeldet. Ein eigener Gang zum Meldeamt ist dafür nicht nötig.
• Geburts- und Heirats-Standesamt. Die Standesämter, die Geburts- und Eheregister des Verstorbenen führen, werden über den Tod informiert und schreiben ihre Register fort. Das geschieht heute elektronisch.
• Zentrales Testamentsregister der Bundesnotarkammer. Das Standesamt meldet den Sterbefall an das Testamentsregister. Ist dort ein Testament oder Erbvertrag registriert, benachrichtigt das Register die Verwahrstelle und das zuständige Nachlassgericht, das die Verfügung dann eröffnet.
• Finanzamt (Information über den Todesfall). Das Standesamt informiert in der Regel automatisch das Finanzamt, damit dieses eine mögliche Erbschaftsteuer prüfen kann.

Zwei wichtige Einschränkungen sollten Sie kennen:

• Nachlassgericht – regional unterschiedlich. Nur in Bayern meldet das Standesamt den Todesfall direkt an das Nachlassgericht. In den übrigen Bundesländern erfährt das Gericht nur mittelbar über das Testamentsregister davon – und nur dann, wenn dort tatsächlich eine Verfügung hinterlegt ist. Gibt es kein registriertes Testament, wird das Nachlassgericht nicht automatisch tätig. Wann und ob sich das Gericht meldet, ordnet Wann meldet sich das Nachlassgericht nach einem Todesfall? ein.
• Rentenversicherung – nur halb automatisch. Zwischen Meldebehörden und der Rentenversicherung gibt es zwar einen Sterbedatenabgleich. Verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht: Der Abgleich stoppt laufende Rentenzahlungen oft nicht schnell genug, und eine Hinterbliebenenrente müssen Sie ohnehin selbst beantragen. Melden Sie den Tod deshalb aktiv (siehe nächster Abschnitt).

Merken Sie sich also: Automatisch laufen vor allem Melde-, Register- und Finanzamts-Information. Alles, wo es um Geld, Verträge oder Anträge geht, bleibt Ihre Aufgabe.

Welche Behörden Sie selbst informieren müssen

Den größeren Teil der Behördengänge erledigen die Angehörigen selbst. Diese Stellen erfahren vom Tod nicht von allein – und je später sie es tun, desto mehr Aufwand oder sogar Rückforderungen können entstehen. Am besten arbeiten Sie die folgende Liste mit der Sterbeurkunde in der Hand ab:

• Krankenkasse. Melden Sie den Tod zeitnah (üblich sind rund vier Wochen). Sonst laufen Beiträge weiter, und mitversicherte Angehörige brauchen zügig einen eigenen Schutz. Was die Kasse rund um den Tod noch leistet, erklärt Was zahlt die Krankenkasse im Todesfall?.
• Deutsche Rentenversicherung / Rentenservice. Der Tod eines Rentenempfängers muss unverzüglich gemeldet werden, damit die Zahlungen stoppen. Zu viel überwiesene Rente nach dem Sterbemonat wird zurückgefordert. Gleichzeitig können hinterbliebene Partner einen Vorschuss auf die Hinterbliebenenrente beantragen. Details dazu in Wann muss die Rente im Todesfall zurückgezahlt werden?.
• Finanzamt (Erbschaftsteuer). Unabhängig von der automatischen Todesfall-Meldung des Standesamts müssen die Erben den Erwerb selbst anzeigen – grundsätzlich innerhalb von drei Monaten ab Kenntnis vom Erbfall (§ 30 ErbStG). Die Anzeige ist formlos möglich. Bei einem gerichtlich oder notariell eröffneten Testament entfällt sie oft, nicht aber, wenn zum Nachlass etwa Grundbesitz, Betriebsvermögen oder Auslandsvermögen gehört.
• Kfz-Zulassungsstelle. Ein geerbtes Fahrzeug muss um- oder abgemeldet werden. Geschieht das nicht, laufen Kfz-Steuer und Versicherung – und damit die Haftung – zulasten der Erben weiter. Fristen und Ablauf erklärt Wann muss ein Auto nach einem Todesfall umgemeldet werden?.
• Familienkasse, Versorgungsamt, BAföG-Amt, Sozial-/Pflegekasse. Bezog der Verstorbene Kindergeld, Versorgungs- oder Sozialleistungen, sind die zuständigen Stellen zu informieren, damit Überzahlungen nicht zurückgefordert werden.
• Arbeitgeber. War der Verstorbene berufstätig, klärt der Arbeitgeber offene Lohn- und Urlaubsansprüche sowie eine mögliche Betriebsrente.
• Waffenbehörde. Befinden sich erlaubnispflichtige Waffen im Nachlass, muss der Besitz der Waffenbehörde angezeigt werden – die Waffenbesitzkarte binnen eines Monats nach Erbschaftsannahme. Wer das versäumt, riskiert ein Bußgeld (bis zu 10.000 Euro nach § 20 WaffG).
• Weitere Ämter je nach Situation: die Ausländerbehörde (wenn der Verstorbene keine deutsche Staatsangehörigkeit hatte), das Gewerbeamt bei Selbstständigen sowie der Rundfunkbeitrag (ARD ZDF Deutschlandradio), damit der Beitrag nicht weiterläuft.

Wichtig: Den Verstorbenen selbst beim Einwohnermeldeamt abmelden müssen Sie nicht – das übernimmt das Standesamt (siehe oben).

Behördengänge nach dem Todesfall: die richtige Reihenfolge

Nicht alle Behördengänge sind gleich dringend. Wer die Reihenfolge kennt, spart sich doppelte Wege und verpasst keine Frist. Grob lässt sich der Ablauf in drei Etappen einteilen:

Sofort (erste 24–48 Stunden):

• Arzt für die Leichenschau / den Totenschein rufen (bei ungeklärtem Tod verständigt der Arzt die Polizei).
• Bestatter beauftragen – er koordiniert die nächsten Schritte. Wen man im ersten Moment anruft, klärt Wen ruft man an, wenn jemand gestorben ist?.
• Nach einer wichtigen Verfügung (Testament, Organspende, Bestattungswünsche) sehen.

Erste Tage (bis zum 3. Werktag):

• Sterbefall beim Standesamt anzeigen und Sterbeurkunden bestellen (meist über den Bestatter).
• Damit erledigt das Standesamt die automatischen Meldungen (Meldebehörde, Finanzamt, Register).

Erste Wochen:

• Krankenkasse, Rentenversicherung und – falls vorhanden – Versorgungsamt/Familienkasse informieren.
• Bank benachrichtigen, Verträge und Versicherungen sichten, Kfz ab-/ummelden.
• Innerhalb von drei Monaten die Erbschaftsteuer-Anzeige beim Finanzamt; bei Bedarf Erbschein beim Nachlassgericht beantragen.

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Welche Behördengänge übernimmt der Bestatter?

Viele der genannten Wege müssen Sie nicht persönlich gehen: Ein Bestattungsinstitut übernimmt sie in Ihrem Auftrag, wenn Sie ihm eine Vollmacht erteilen. Das entlastet gerade in den ersten Tagen erheblich. Typischerweise erledigt der Bestatter:

• die Sterbefallanzeige und Beurkundung beim Standesamt samt Beschaffung der Sterbeurkunden,
• die Meldung an Kranken- und Rentenkasse (den Rentenservice der Deutschen Post kann er mit einem eigenen Formular informieren),
• die Überführung und die gesamte Organisation der Bestattung.

Nicht abgenommen werden Ihnen dagegen in der Regel die Erbschaftsteuer-Anzeige, Bank- und Versicherungsangelegenheiten, Renten- und Hinterbliebenenanträge sowie die Kfz-Ummeldung – hier bleiben die Angehörigen bzw. Erben selbst gefragt. Welche Papiere der Bestatter für seine Aufgaben benötigt, listet Welche Unterlagen braucht der Bestatter?.

Nicht nur Ämter: Bank, Versicherungen und Verträge

Neben den Behörden gibt es eine zweite Gruppe, die vom Tod erfährt nur, wenn Sie es mitteilen: private Vertragspartner. Sie zählen zwar nicht zu den Ämtern, gehören aber zwingend auf die To-do-Liste – und einige Meldungen sind sogar besonders eilig:

• Bank / Sparkasse: Konten, Daueraufträge und Lastschriften klären. Wie das Institut vom Tod erfährt, erklärt Wie erfährt die Bank vom Todesfall?.
• Versicherungen: Lebens- und Unfallversicherung sind oft an kurze Meldefristen gebunden; Haftpflicht, Hausrat und Kfz sind zu kündigen oder zu übertragen. Den Überblick gibt Was passiert mit Versicherungen im Todesfall?.
• Vermieter: Erben haben ein Sonderkündigungsrecht für die Wohnung.
• Versorger und Abos: Strom, Gas, Telefon, Internet und laufende Abonnements.

Wer im Todesfall überhaupt Verträge beenden darf und wie, vertieft Wer darf im Todesfall Verträge kündigen?.

Häufige Irrtümer bei Behördengängen im Todesfall

Rund um die Behördenmeldungen halten sich hartnäckige Fehlannahmen, die zu Ärger und Rückforderungen führen können:

• „Das Standesamt oder Meldeamt regelt alles automatisch.” Falsch. Automatisch laufen nur Melde-, Register- und Finanzamts-Information. Krankenkasse, Rentenanträge, Kfz und die Erbschaftsteuer-Anzeige müssen Sie selbst erledigen.
• „Die Rente läuft nach dem Tod von allein aus.” Falsch. Zu viel gezahlte Rente wird zurückgefordert; der Tod muss dem Rentenservice gemeldet werden.
• „Weil das Finanzamt automatisch informiert wird, muss ich nichts anzeigen.” Falsch. Die eigenständige Erbschaftsteuer-Anzeige nach § 30 ErbStG (drei Monate) bleibt bestehen.
• „Ich melde den Sterbefall bei meinem Standesamt zu Hause.” Falsch. Zuständig ist das Standesamt am Sterbeort.
• „Ein paar Sterbeurkunden reichen.” Oft zu knapp. Für Kasse, Rente, Bank, Finanzamt, Versicherungen und Erbschein braucht man je ein Exemplar – lieber gleich mehrere bestellen.
• „Waffen im Nachlass kann man einfach behalten.” Falsch. Der Besitz ist der Waffenbehörde anzuzeigen; sonst droht ein Bußgeld.

Häufige Fragen: Behörden im Todesfall

Welche Behörden muss man bei einem Todesfall informieren? Zuerst das Standesamt am Sterbeort, das die Sterbeurkunde ausstellt. Es meldet den Tod automatisch an die Meldebehörde, in der Regel das Finanzamt und – über das Testamentsregister – gegebenenfalls das Nachlassgericht. Selbst informieren müssen die Angehörigen unter anderem Krankenkasse, Rentenversicherung, Kfz-Zulassungsstelle, Familienkasse/Versorgungsamt, Arbeitgeber und bei Waffenbesitz die Waffenbehörde.

Wen informiert das Standesamt im Todesfall automatisch? Das Standesamt benachrichtigt von Amts wegen die Meldebehörde (Abmeldung des Verstorbenen), die Standesämter des Geburts- und Heiratsorts (Registerfortschreibung), das Zentrale Testamentsregister und in der Regel das Finanzamt. In Bayern wird zusätzlich das Nachlassgericht direkt informiert.

Welcher Behörde meldet der Arzt einen Todesfall? Der Arzt stellt nach der Leichenschau den Totenschein aus, der zur Beurkundung ans Standesamt geht. Bei einem nicht-natürlichen oder ungeklärten Tod verständigt er die Polizei. Ein vertraulicher Teil der Todesbescheinigung geht an das Gesundheitsamt.

Meldet das Standesamt den Tod an die Rentenversicherung? Nur eingeschränkt. Es gibt einen Sterbedatenabgleich zwischen Meldebehörden und Rentenversicherung, doch dieser reicht in der Praxis nicht aus. Angehörige sollten den Tod dem Rentenservice selbst melden und eine Hinterbliebenenrente eigenständig beantragen.

Muss ich das Finanzamt über den Todesfall informieren? Über den Todesfall an sich informiert das Standesamt das Finanzamt meist automatisch. Für die Erbschaftsteuer müssen die Erben den Erwerb aber selbst anzeigen – grundsätzlich innerhalb von drei Monaten ab Kenntnis vom Erbfall (§ 30 ErbStG).

Muss ich den Verstorbenen beim Einwohnermeldeamt abmelden? Nein. Die Abmeldung beim Einwohnermeldeamt übernimmt das Standesamt von Amts wegen, nachdem es den Sterbefall beurkundet hat.

Welche Behördengänge übernimmt der Bestatter? Mit einer Vollmacht erledigt der Bestatter üblicherweise die Sterbefallanzeige und Beurkundung beim Standesamt, die Beschaffung der Sterbeurkunden sowie die Meldung an Kranken- und Rentenkasse. Erbschaftsteuer, Bank-, Versicherungs- und Kfz-Angelegenheiten bleiben Sache der Angehörigen.

Wie viele Sterbeurkunden brauche ich? Erfahrungsgemäß fünf bis zehn beglaubigte Ausfertigungen, weil Krankenkasse, Rentenversicherung, Bank, Finanzamt, Versicherungen und der Erbschein jeweils ein eigenes Exemplar verlangen. Für die gesetzliche Renten- und Krankenversicherung sind Ausfertigungen meist gebührenfrei.

Innerhalb welcher Frist muss der Todesfall gemeldet werden? Beim Standesamt in der Regel bis zum dritten Werktag nach dem Tod. Für andere Stellen gelten eigene Fristen: die Erbschaftsteuer-Anzeige binnen drei Monaten, die Waffenbesitzkarte binnen eines Monats nach Erbschaftsannahme; Krankenkasse und Rentenversicherung sollten möglichst zeitnah informiert werden.

Dieser Text bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Zuständigkeiten, Fristen und benötigte Unterlagen können sich je nach Bundesland und Einzelfall unterscheiden. Verbindlich informieren das jeweils zuständige Standesamt, die betreffende Behörde, ein Notar oder eine Beratungsstelle wie die Verbraucherzentrale.